Sobrevivir al Power Point

A CORUÑA.-  Power Point se ha convertido en sinónimo de presentación y, casi, de conferencia. No hay evento, seminario o reunión de trabajo que se precie en la que los ponentes no acompañen su intervención con una colección de textos e imágenes que han preparado con este programa de Microsoft. Incluso cuando alguien utiliza Keynote de Apple o Impress de OpenOffice, sus presentaciones se suelen denominar "el powerpoint" (un término digno de incorporarse al estribillo de cualquier futuro éxito en el festival de Eurovisión). Por supuesto este éxito se acompaña de fuertes críticas, tanto al sobreuso (o mal uso) de las ayudas visuales realizadas por los ponentes como, más específicamente, por las limitaciones que impone el programa cuando se prepara una presentación.

Edward Tufte, quizás el principal experto del mundo en visualización, y sin duda el más respetado y venerado, declaraba en Wired en 2003 que Power Point is Evil (y elaboraba más sus argumentos en el ensayo The cognitive style of Power Point). Según Tufte Power Point trivializa la información y convierte la comunicación en un acto rutinario. Puede que la herramienta tenga buena parte de culpa, pero por supuesto los usuarios somos también responsables. No matemos al mensajero, al menos antes de asegurarnos de que el mensaje es correcto.

Existen otros usos de esta herramienta. Un buen ejemplo de creatividad basada en las restricciones de una presentación y una limitación de tiempo son los Pecha Kucha que se organizan a lo largo del mundo, y que he comentado ya aquí. Sobre el asunto, también es recomendable un artículo en Wired de Daniel Pink: Pecha Kucha: Get to the PowerPoint in 20 Slides Then Sit the Hell Down. David Byrne publicó en 2003 un libro y DVD basado en creaciones visuales que había realizado con Power Point, Envisioning Emotional Epistemological Information. En el mismo número de Wired donde Tufte demonizaba la herramienta, Byrne enseñaba a amarla (Learning to Love Power Point, acompañado de esta entrevista al antiguo miembro de los Talking Heads: Turning Heads With PowerPoint).

Seis lecciones

Para los que no pretenden hacer arte, pero sí quieren utilizar Power Point de un modo inteligente y atractivo como apoyo en sus presentaciones, el libro Presentation Zen de Garr Reynolds puede ser una buena opción. Pero quizás la mejor recomenadación sea seguir los consejos de alguien reconocido como un excelente conferenciante y que utiliza magistralmente, en opinión de su audiencia, sus 'powerpoints' ('keynotes' en este caso). Se trata de Lawrence Lessig, profesor de la Universidad de Stanford, evangelizador de la 'cultura libre' y fundador de Creative Commons. Los vídeos de sus conferencias son un buen lugar para conocer su capacidad de comunicación y convicción y el uso que hace de las ayudas visuales en forma de presentaciones. Ahora está embarcado en una campaña de activismo político, Change Congress, y ha publicado sus recursos audiovisuales. Como explica el propio Lessig en su blog, A physicist on the 'Lessig style', el físico nuclear Chris Tunnell, del Sudbury Neutrino Observatory, aplicó las 'lecciones' de Lessig a una presentación que realizó en una conferencia científica y las recopiló en un texto (que aparece en el post). De hecho, Lessig nunca había escrito estas lecciones pero ha publicado la interpretación que hace Tunnell de su estrategia de comunicación, reconociendo de este modo que deben estar muy próximas a sus propias ideas.

Debemos tener en cuenta que en los congresos científicos, y al que asistía Tunnell no era una excepción, los conferenciantes no suelen destacar por su atractivo dialéctico y la audiencia está habitualmente poco interesada en el tema específico de la charla y sobrecargada por el número de sesiones y conferencias a las que han tenido que asistir. Para complicar aún más la situación, las ayudas visuales suelen entorpecer, más que apoyar, la comprensión del tema tratado: demasiado texto con letra demasiado pequeña, gráficos complejos y con diseños inadecuados para su visualización, y una cierta robotización de los tiempos y las transiciones (con reglas como 'un minuto por diapositiva'). Al parecer Tunnell cambió radicalmente su estilo siguiendo las lecciones de Lessig y la técnica le ha funcionado sorprendentemente bien, incluso con una audiencia tan refractaria como un congreso de físicos poco motivados para atender a su intervención. Estas serían, en síntesis, las lecciones principales:

1. Minimalismo. Reducir drásticamente la información incluida en cada diapositiva. De este modo la audiencia no tiene que leer los textos y comprender los gráficos antes de que pueda empezar a escuchar. La audiencia presta atención al conferenciante y la ayuda visual solo enfatiza los puntos clave de la charla.
2. Texto mínimo. Tratar de utilizar el mínimo número de palabras y letras en cada diapositiva (si es posible, restringirlo a una o dos palabras). Eso es especialmente necesario si la información es de difícil comprensión, como en el caso de las ecuaciones matemáticas.
3. Usar etiquetas XML. Un estilo muy geek pero que puede ser efectivo (si tu audiencia entiende este código) para porporcionar a la charla una jerarquía y que la audiencia pueda saber en cada momento en qué punto de la conferencia se encuentra. Alternativamente, para audiencias no-geeks, se puede utilizar la tipografía y el color como elementos señalizadores.
4. Reutilizar imágenes y textos a lo largo de la charla de forma que se conecten las diferentes partes. De este modo, junto con la recomendación anterior, es más difícil que alguien se pierda y abandone o que, si se pierde, pueda recuperar el hilo de la intervención.
5. Conocer con anterioridad la siguiente diapositiva. Puede parecer obvio pero no lo es. Es bastante habitual que sea la diapositiva la que 'avise' al conferenciante del tema que tiene que tratar en ese momento. Esta estrategia provoca en ocasiones caídas de ritmo en la charla. Además, la sincronización entre la voz y el texto puede ser útil para reforzar ideas (aunque si se repite demasiado puede acabar por ser contraproducente).
6. Diapositivas en blanco. Es una forma de introducir una pausa y un cambio de ritmo en la intervención y lograr que la audiencia espere algo especial tras esa diapositiva.

Estas son lecciones empíricas que al parecer han demostrado su éxito en dos casos, el del físico Tunnell y el del conferenciante casi profesional Lessig, aunque en este caso su carisma no es un elemento despreciable. Posiblemente existan muchas otras recetas alternativas y su eficacia dependerá de lo bien que se adecúen al estilo del conferenciante y al ritmo que quiera introducir a su intervención. En todo caso, puede que el valor que se les da a los 'powerpoints' sea excesivo y debieran ser entendidos más como un elemento ambiental de la sala que como el foco central de una charla.

La presentación universal

En este sentido, me ha resultado extremadamente sugerente la 'presentación abstracta' que ha publicado Chris Heathcote (un viejo conocido de Piel digital) en abstract pointillist. Esta presentación está disponible en Slideshare para su descarga y se compone de 20 diapositivas que pueden ser usadas en cualquier presentación, sea del tema que sea. Solo se necesita que cada uno corte, copie y pegue las dispositivas como crea conveniente para crear un flujo abstracto que acompañe a las ideas sobre las que quiere hablar. Y estas serían las tres recomendaciones básicas, que en este caso sí podrían ser consideradas 'leyes universales', para utilizar esta presentación abstracta:

• Las presentaciones tratan de ideas, no de textos
• Leer las diapositivas es un crimen atroz
• La gente no puede arreglárselas sin algún tipo de estimulación visual

Por supuesto, como señala Heathcote, esta es un técnica sólo para usarios avanzados que confían en sus propios argumentos. Y llegados a este punto, si nos dejamos aconsejar por este diseñador pero seguimos empeñados en trabajar con Microsoft, podríamos matar al Power Point y volver al entrañable Paint.