Herramientas tecnológicas para conseguir los propósitos del nuevo año

El último día del año, decía Alvy en su blog Microsiervos: 'Mis diez buenos propósitos para 2008 son: 1) procrastinar menos y acabar las cosas que empiezo'. Y ahí se quedó, sin formular siquiera las nueve buenas intenciones restantes. Como muchos, que con cada nuevo año nos proponemos (e incumplimos) los consabidos dejar de fumar, cambiar de pareja, salir antes del trabajo o ir al gimnasio.

Remember the milk: la Web 2.0 llevada a la lista de la compra

Una de las palabras claves para entender por qué repetimos los buenos propósitos año tras año en lugar de tacharlos de una vez de la lista es ‘procrastinación’. El término es popular en inglés, viene del latín procrastinare y significa diferir, aplazar las tareas que se deben realizar. Si cuando se convierte en un modo de vida es un síntoma de algunas enfermedades graves, su uso se ha popularizado enormemente en los últimos años entre los más tecnófilos, quizá quienes más sufren la costumbre moderna de dejarlo todo para el último momento.

Y es que en un tiempo en el que tanta gente trabaja encadenada a un ordenador y la distracción está en la pestaña siguiente del navegador, es difícil centrarse en una tarea sin descubrir, al final del día, que la Web 2.0 se ha confabulado contra nuestra productividad. Como ironiza Mauro Entrialgo en esta viñeta, para cuando uno acaba de revisar su blog, Flickr, el correo electrónico y los comentarios que va dejando, ya tiene que volver a empezar el ciclo. De hecho, como una forma magnífica de procrastinar es escribir sobre ello, existen cientos de entradas en los blogs sobre este asunto.

Sin embargo, existen métodos para conseguir hacer lo que uno desea, de ser un ‘life hacker’. David Allen, el gurú norteamericano de la productividad propone en su libro Organízate con Eficacia un método (GTD, por la abreviatura inglesa de Getting Things Done) muy popular entre los internautas, y que enseña, por ejemplo, a mantener la bandeja de correo electrónico a raya. Según él, cada tarea (desde regar las plantas a preparar un informe o hacer los preparativos de una boda) tiene la misma importancia, y para mantener el cerebro vacío de preocupaciones hay que ir despachándolas de forma sistemática.

Ayudas digitales

Aunque Allen defiende que las herramientas de ‘baja tecnología’ como una Moleskine son igual de válidas para organizarse como un iPhone, parecía inevitable que surgieran un sinfín de programas informáticos GTD. Se pueden instalar en Lotus, Blackberry, y Mac, por ejemplo. También son útiles unos pequeños programas, que una vez en nuestro ordenador, desvelan cruelmente y hasta el último segundo a qué hemos dedicado exactamente esas horas perdidas delante de la pantalla.

Pero sobre todo, han proliferado los sitios dedicados a la organización personal. Gratuitos y más o menos sofisticados, algunos son simples gestores de listas de tareas, pero otros (como Remember the milk) aprovechan todas las herramientas que proporciona la Web 2.0.

-Stikkit adapta a los nuevos tiempos el viejo y efectivo método del post-it como herramienta para recordar cosas.

-SimpleGDT es una forma de aplicar las teorías de David Allen, aunque puede ser utilizada por los ‘no iniciados’.

- Joe’s Goal, una sencilla herramienta en línea, es perfecta para el seguimiento de los buenos propósitos de estas fechas. En una columna, aparecen los días de la semana. Y en otra, los objetivos fijados (como actualizar el blog o hacer ejercicio). Sólo queda ir apuntando los pequeños éxitos y fracasos.

- Tadalist permite hacer un seguimiento de gente a la que agradecer cosas, restaurantes que probar, ciudades que visitar y todas las listas que a uno se le ocurra.

-Todoist, otra herramienta de listas, se integra además con Gmail y puede accederse desde el móvil.

-Sandy, una especie de secretaria virtual que nos recuerda las cosas por correo electrónico.

- Remember the milk es la más completa. Posee versión en español, y sirve prácticamente para todo: organiza tareas, envía recordatorios al móvil, Gmail o Skype, ordena listas de tareas mediante nubes de tags e incluso aprovecha Google Maps para ubicar los lugares donde hay recados que resolver.

Y si después de tanta información, prefiere procrastinar un poco más, recomendamos ver el larguísimo vídeo que acompaña estas líneas, donde Allen da una charla a los empleados de Google sobre productividad; visitar el popular 43 Folders o el motivador Zen Habits, que propone siete consejos para que el 2008 sea el mejor año de nuestras vidas:

1.Proponte una sola meta.

2.Créate un nuevo hábito.

3.Ponte en marcha hoy.

4.Simplifica.

5.Céntrate en la felicidad

6.Organiza tu tiempo para ti y para quienes amas

7.Aprende a centrarte (y cuidado con las llamadas de teléfono, el email y Twitter).