Normas para mandar un e-mail y no parecer un analfabeto digital

SAN MILLÁN DE LA COGOLLA (LA RIOJA).-  Aquellos tiempos en los que en los cursos de secretariado los alumnos dedicaban horas y horas de su formación a aprender las normas estilísticas para redactar cartas ya han pasado. El correo electrónico se ha convertido en la principal herramienta de comunicación en lo que algunos ya consideran una resurrección en toda regla del abandonado género epistolar. Sin embargo, en este proceso de recuperación se ha abandonado el amplio abanico de reglas y convenciones formales que existían en el pasado.

Para evitar este descuido formal, dos norteamericanos ( Will Schwalbe, editor jefe de la editorial Hyperion Books, y David Shipley, editor de The New York Times) han escrito la primera guía de estilo para e-mail. Ahora acaba de publicarse en España bajo el título 'Enviar. Manual de estilo de correo electrónico', un trabajo lleno de anécdotas sobre la correspondencia electrónica.

La edición española está prologada por Alberto Gómez Font, coordinador general de la Fundación de Español Urgente quien, además, ha adaptado a la realidad española algunas referencias del libro que estaban pensadas únicamente para los lectores estadounidenses. "La cantidad de horas que dedica la gente a escribirse es impresionante, así que creo que debería haber toda una disciplina dedicada a dar consejos y advertencias y a establecer unos criterios de uniformidad sobre cómo escribir los e-mails", opina Gómez Font.

Te ofrecemos aquí algunos de los consejos "de etiqueta", según Gómez Font, para que tus correos electrónicos estén escritos lo mejor posible:

• Piénsatelo dos veces antes de mandarlo. La primera advertencia está bien clara. Más vale visualizar el mensaje y comprobar que todo está en su sitio antes de hacer click sobre la tecla 'enviar'.
• Cuida la ortografía y otros detalles. No escribir en mayúsculas (da la sensación de que estamos gritando) pero tampoco obviarlas, utilizar bien los signos de puntuación, procurar que la extensión de los párrafos no sea descomunal, etc. "Mucha gente, escudándose en la inmediatez y la rapidez del correo electrónico no cuida este tipo de cosas, pero la persona que es descuidada se está retratando a sí misma en los e-mails", dice Gómez Font.
• Sé un buen diplomático digital. "Resulta de muy mala educación recibir un mensaje en el que el emisario requiere un acuse de recibo del destinatario: uno tiene derecho a que un e-mail no le interese", asegura Gómez Font. Tampoco suele quedar muy bien pedir demasiadas cosas (algo que, según los autores, facilita mucho el correo electrónico), contestar con monosílabos o dar respuestas excesivamente cortas.
• Saluda con corrección. Si no tienes mucha confianza con el destinatario, conviene emplear las fórmulas tradicionales de las cartas escritas: 'Estimado Señor X:' en el saludo y 'Saludos cordiales' en la despedida.
• No hagas del 'Re:' un bucle infinito. Sí, es más cómodo hacer click en 'Responder' que crear un nuevo mensaje y pegar la dirección en el campo 'Para'. Pero conviene que en la bandeja de entrada no acabe apareciendo un mensaje con un 'Re: Re: Re: X'. Gómez Font también recomienda borrar de la respuesta el e-mail que se recibió previamente para que no se alargue demasiado ni ocupe espacio.

Con todo esto, ya tienes algunas pistas que te pueden orientar cuando vuelvas a enfrentarte al síndrome de la página en blanco. Y si todo esto no te parece más que una chorrada, échale un vistazo al capítulo 'El mensaje que puede llevarte a la cárcel', porque Schwalbe y Shipley son de esos que piensan que un correo mal utilizado puede destrozar amistades, llevarte a juicio o meterte entre rejas.